Výkonnost při práci z domova je otázka, kterou teď řeší mnoho vedoucích pracovníků. COVID-19 mění zažité způsoby práce a budování soudržné firemní kultury, udržování produktivity a zapojení zaměstnanců je náročnější než kdy jindy. Kromě toho, že se lidé často cítí izolovaní, mnohým chybí motivace, pokud nejsou obklopeni svými spolupracovníky.
Jsme svědky boření různých mýtů, mimo jiné i toho o větší efektivitě práce z domova. Ukazuje se, že dlouhodobý home-office snižuje výkonnost pracovníků – údaje z různých zdrojů se rozcházejí v tom, zda o desetinu nebo o třetinu. Důvodem je zejména to, že na home-office se musely rázem přesunout celé týmy bez ohledu na to, zda je jejich činnost pro tento způsob práce vhodná. Jaké jsou hlavní důvody toho, že distribuované týmy bojují s produktivitou?
Nedostatek komunikace
Týmová práce v distribuovaném kolektivu vyžaduje komunikaci, která se výrazně liší od spolupráce na jednom pracovišti. Lidé, kteří jsou zvyklí chodit ke stolu kolegy nebo odchytit ho v kuchyňce a využít příležitost k hovoru o pracovních záležitostech, se při práci z domova ocitají v problémech. Proto je důležité vybavit pracovníky účelnými nástroji pro spolupráci, ale umožnit jim i neformální komunikaci, aby udržovali sociální vazby.
„Osobní interakci asi nejlépe suplují videokonference, které nabízejí kvalitní přenos zvuku i obrazu i možnost sdílet dokumenty a spolupracovat při jejich editaci. Pro osvěžení vztahů je pak dobré například zahajovat videoschůzky neformální otázkou, nebo dokonce pořádat virtuální happy hours,“ říká Michal Černý zastupující videokonferenční řešení Lifesize v ČR.
Plánování
Při práci z domova zaměstnanci často nesdílejí plány práce se svými spolupracovníky. Také většinou není stanovena jednotná pracovní doba, členové kolektivu mohou být dostupní v jiných hodinách, včetně méně tradičních časů během nocí a víkendů. Tak vznikají konflikty v plánování a narušují činnost celého kolektivu.
„V nynější situaci je nutné vytvořit jasné a stručné normy pro spolupráci týmů. Zkuste například naplánovat týdenní videokonference a vytvořit týmová fóra pro komunikaci, jako je Slack nebo Teams, která jsou efektivní a zahrnují všechny členy týmu,“ radí Andrej Hronec, ředitel společnosti Audiopro.
Technologické problémy
Práce z domova se do značné míry spoléhá na využití technologií, takže když zařízení přestane fungovat, mohou být někteří členové týmu odříznutí od komunikace se svými spolupracovníky. Ať už se jedná o vybitou baterii, slabé WiFi, problémy s internetem, s počítačem nebo zpoždění během konferenčního hovoru, technologické problémy mohou rozhodně snížit produktivitu.
„Práce z domova klade vyšší požadavky na počítačové dovednosti zaměstnanců, což při nuceném přesunu na home-office bolestivě pocítilo mnoho firem,“ říká Jan Dvořák, výkonný ředitel Počítačové školy Gopas. „Pravidelné zvyšování uživatelských znalostí zaměstnanců, a především jejich povědomí o pravidlech bezpečnosti se firmám vyplatí – lidé neztrácejí zbytečně čas řešením banálních problémů s technikou, a především se nedopouštějí z neznalosti hrubých chyb, jimiž mohou ohrozit firemní systémy a data,“ dodává Dvořák.
Nejasné stanovení cílů
K dosažení co nejproduktivnější spolupráce je nutné také jednoznačně stanovit cíle, jimž musí každý člen týmu porozumět a vědět, jaká je jeho úloha. Nezbytnou podmínkou je i stanovení termínů pro splnění dílčích úkolů. Práce ve stanoveném časovém rámci je konkrétní proaktivní způsob, jak podpořit motivaci.
Práce z domova? Tohle je 6 užitečných rad, jak ji efektivně zvládnout!
„Důležité je klást důraz na zodpovědnost jednotlivých lidí, bez toho neodevzdávají práci včas, případně vůbec. Z tohoto důvodu je nezbytné, aby manažeři pravidelně sledovali činnost týmu, ať už se jedná o pravidelnou kontrolu cílů nebo videohovory se shrnutím realizovaných činností,“ radí Andrej Hronec.
Absence interakce
Osobní komunikace je nenahraditelnou součástí firemní kultury, a proto je vhodné realizovat týmové schůzky formou videokonference častěji. Kontakt „tváří v tvář“ s kolegy nejen snižuje pocit fyzické vzdálenosti, ale vytváří méně izolované pracovní prostředí, které motivuje zaměstnance k většímu zapojení. Navíc tato interakce umožňuje rychleji reagovat než mailová komunikace a celkově snižuje četnost zmatků.
„Lidé jsou závislí na vzájemné komunikaci, proto je fatální chybou tento aspekt zanedbávat. Bez stálé pracovní doby se týmy rozvolňují a produktivita klesá,“ upozorňuje Michal Černý.
„Klíčem k úspěchu je stanovení jasných cílů a lhůt, stanovení odpovědnosti a upřednostňování osobní komunikace. Pokud tým tyto dovednosti využívá, může zůstat produktivní i při vzdálené spolupráci,“ uzavírá Černý.
Napište váš názor